Matrice di Eisenhower: priorità alle cose importanti

Se un alieno piombasse nella parte “sviluppata” del nostro mondo e ci vedesse correre ogni giorno dietro mille incombenze, più o meno importanti, si chiederebbe perché lo facciamo?

Perché questa corsa quotidiana che sa di leggera follia?

Nelle ultime settimane mi sento l’aliena di turno. Immagino che capiti a tutti ciclicamente…

Cercando di abbracciare in modo costruttivo il mio disagio, oltre a riversarlo sugli amici, ho rispolverato un vecchio strumento da usare per nuove consapevolezze: la matrice di Eisenhower, un classico supporto usato nei corsi per imparare la gestione del tempo.

Cos’è e come funziona la matrice di Eisenhower.

Dwight David Eisenhower, 34° presidente degli Stati Uniti e generale che nella seconda guerra mondiale condusse lo sbarco in Normandia, aveva l’abitudine di suddividere tutte le sue attività quotidiane in due grandi categorie: le cose importanti e quelle urgenti.

La suddivisione finiva per generare uno schema passato alla storia in tutti i libri sul time management e la produttività come matrice di Eisenhower.

Il concetto di fondo è banale.

Se lo riassumo in una frase dal sapore motivazionale suona così: “trova il tempo per le cose importanti anche se non sono urgenti e lascia perdere le cose urgenti che non sono importanti”.

Potrei chiuderla qui con un amen, ma ho provato a chiedermi perché risulti così difficile applicarla quando siamo immersi nella frenetica quotidianità.

Il problema è duplice:

• non basta scrivere quali siano le cose importanti se non ci concediamo il tempo di pensarle, coltivarle e realizzarle;
• non ci piace farlo. Preferiamo gestire le urgenze! 

Quando si tratta di stabilire delle priorità una ricerca del Journal of Consumer Reserch evidenzia che le persone scelgono soprattutto in base a un criterio di urgenza. 

Il risultato di cinque esperimenti condotti dal Journal of Consumer Reserch dimostrano che le persone sono più propense a svolgere compiti non importanti che compiti importanti, quando i compiti non importanti sono caratterizzati da una finta urgenza (ad esempio: un’illusione di scadenza).

L’urgenza arriva quasi sempre da una fonte esterna.

Sul lavoro può essere il capo che ci impone i suoi tempi, la notifica di una mail, nella vita privata è il messaggio sul cellulare o la pubblicità che invita a cogliere subito l’affare.

Le continue urgenze esterne generano due tipi di conseguenze:

• la distrazione;
• l’abitudine a reagire a uno stimolo emotivo.

Quando subentra l’urgenza infatti tendiamo a diventare meno razionali e più emozionali.

La conseguenza che i test hanno evidenziato è che le persone si comportano come se il perseguimento di un compito urgente avesse un suo fascino.

In poche parole, secondo questo studio, abbiamo imparato a trarre soddisfazione nell’occuparci di tante piccole cose non importanti.

Da aliena disorientata, in queste settimane mi sono fatta anche un’altra idea.

Tendiamo a sbrigare le faccende urgenti, anche se non importanti, perché cerchiamo di liberare tempo, ma di tempo ed energia per occuparci di ciò che è davvero importante ce ne rimane ben poco!

Come direbbe il filosofo Damon Young, autore di un libro intitolato proprio Distraction: “abbiamo la sensazione familiare che la nostra attenzione non sia esattamente dove dovrebbe essere. In realtà è una questione di valore. Essere distratti significa essere strappati via da ciò che vale la pena nella vita: la libertà”.

Con libertà, Young non intende solo i diritti o le libertà legali, ma la capacità di costruire pazientemente e creativamente la propria vita.

Qui torna la nostra matrice di Eisenhower che da qualche giorno tengo  appiccicata in bella vista.  

La uso come una sorta di Canva, dove scrivere, appuntare post-it e immagini nel riquadro delle cose importanti. Il riquadro delle cose non importanti e urgenti lo riempio invece con l’elenco dei trascurabili compiti della giornata che posso eliminare o quantomeno concentrare. 

“Cancellando quello che è solo distrazione, dice Damon Young, un giorno alla volta costruiremo con creatività la nostra vita”.

Immagino pensasse qualcosa del genere anche Eisenhower quando disse:

“A meno che ciascun giorno possa essere visto in retrospettiva da un individuo come uno di quelli in cui ha avuto un po’ di divertimento, un po’ di gioia, alcune vere soddisfazioni, quel giorno è una perdita.”

Giorgia Ferrari