Gestisci il tuo tempo come gestisci i tuoi soldi?

“Come fai a trovare il tempo di far tutto? Tu stai vivendo sette vite in una” mi rimprovera una cara amica sentendomi correre per non perdere l’ennesimo treno. Non le rispondo, non ho più fiato. Mentre mi accascio al mio posto nello scompartimento affollato con un leggero principio di infarto rifletto sulle sue parole.

Tempo e cose da fare possono coincidere. Tempo e tutte le cose che vorrei fare non coincidono quasi mai. Forse è così anche per te, visto che la lamentela che sento più spesso è “Non ho tempo per…” ancor più del “Non ho soldi per…”.

Il tempo, a differenza del denaro, è una risorsa limitata anche se decisamente più democratica: ogni giorno, qualunque sia la tua condizione, ti vengono “pagate”  24 ore nuove di zecca.

Sta a te decidere come spenderle.

Dopo averti dato tanti strumenti per gestire il tuo denaro oggi ti accorgerai che molti di quegli stessi principi puoi utilizzarli, se vuoi, anche per migliorare la gestione del tuo tempo.

Se questo ti aiuterà a trovare il tempo per leggere, pensare, progettare una nuova attività, formarti, studiare o anche solo vivere con intenzione ogni giorno, il tempo di scrivere questo articolo sarà stato ben speso.

Tempo: come lo spendi

Se ti capita di pensare “Questa giornata è volata e non ho fatto nulla di quello che avrei dovuto o voluto fare”. Se ti chiedi dove siano finite quelle 24 ore che avevi a disposizione al risveglio, la prima cosa che ti consiglio è capire dove va a finire il tuo tempo.

Anni fa, parecchi anni fa, l’azienda per cui lavoravo aveva deciso di migliorare l’efficienza dei suoi dipendenti e di monitorare esattamente tempi e risultati di ogni singolo addetto. Adesso esistono CRM e sistemi informatici che svolgono questo compito ma, ai tempi, usavamo una tabella cartacea divisa in fasce orarie da un’ora. Una sorta di foglio Excel per capirci. Per ogni singola casella noi dovevamo compilare l’attività svolta. Ad esempio “DALLE 9,00 ALLE 10,00: incontro cliente per vendita…” e così via. Questo per ogni ora lavorata e per un’intera settimana.  Da questo morboso resoconto l’azienda costruì il suo primo gestionale e tutto il piano vendite.

Lo definisco “morboso” perché non l’avevo vissuta benissimo quell’esperienza, mi sembrava una forzatura, un’esagerazione, un controllo eccessivo, ma forse per lo stesso motivo non ho mai dimenticato la sensazione che ho provato rendendomi conto di quanto tempo sprecavo in attività non produttive…non produttive per l’azienda si intende.

Quando ho iniziato a lavorare in maniera autonoma quella lezione mi è servita ancora di più.  Se il tempo lavorativo si mescola alla vita privata in un’unica grande gestione, monitorare la giornata mi ha consentito di capire:

• Quanto tempo impiego a fare una certa cosa (ad esempio scrivere un articolo): aspetto che torna utile anche quando devi formulare preventivi.
• Quali sono le fasce orarie in cui sono più produttiva, in cui lavoro meglio, e perché.
• Quali margini di miglioramento ho. Se divento più rapida a concludere un determinato compito mi resta più tempo per fare altro, che sia anche solo una passeggiata pensando.
• Come strutturare la mia agenda settimanale.

Monitorare le spese quindi, che sia tempo o denaro è sempre il punto di partenza.

Tempo: distinguere fra importanza e urgenza

Qualunque cosa tu faccia, che sia una faccenda lavorativa o privata,  puoi definirla attraverso due fattori: l’urgenza e l’importanza.

L’urgenza è tutto ciò che richiede un’attenzione immediata: un figlio che chiama, il cliente che entra, il citofono che suona, la notifica che arriva…

L’importanza è tutto ciò che è legato ai risultati, ai valori, agli obiettivi che vuoi ottenere.

Non sempre le faccende urgenti sono anche importanti, anzi, il più delle volte sono importanti per altri ma non per te.

Di solito si tende a reagire alle urgenze e a rimandare le faccende importanti perché le cose importanti richiedono sforzo, richiedono attenzione, cura e richiedono soprattutto azioni concrete.

E di 24 ore in 24 ore semplicemente viene più facile lasciarsi distrarre dalle cose urgenti, raccontandosi che sono anche importanti.

Per chiarire meglio come distinguere le cose urgenti da quelle importanti ricorriamo al più classico dei modelli del time management: la matrice di Eisenhower.

 

 

Secondo questa matrice basata su importanza e urgenza, puoi dividere le tue attività in 4 quadranti.

Quadrante 1: IMPORTANTE E URGENTE

In questo quadrante rientra tutto quello che definiamo problemi o crisi.

Ci sono senza alcun dubbio momenti di crisi nella vita o problemi, anche grandi, da dover gestire. Vivere però costantemente nel quadrante 1 è logorante. Tutte le faccende del quadrante 1  sommergono e dominano la vita. Chi si ritrova per la maggior parte del tempo nel quadrante 1, di solito per il resto del tempo si rifugia nel quadrante 4 (negli eccessi o nelle futilità).

Quadrante 3: URGENTI MA NON IMPORTANTI

Il quadrante 3 è quello in cui lasci che altri dettino il tuo tempo con attività che a te non importano, che preferiresti non fare,  ma che in qualche modo non riesci a delegare. Quando le attività del quadrante 3 dominano la vita, nel tempo si è portati a pensare che quelle attività siano anche importanti, ma la realtà è che l’urgenza di queste faccende si basa su priorità e aspettative di altri, non sulle tue.

Quadrante 4: NON IMPORTANTE E NON URGENTE

Il quadrante 4 è il quadrante dello spreco di tempo. C’è chi passa la vita nel quadrante 4 o, molto più spesso, chi spreca ore preziose in cose futili. Non dico che leggere della vita degli altri sui social o persi in un nuovo video gioco sia da evitare, ma a volte si perde il conto del tempo che si perde in queste “attività”.

Se sei curioso di quantificarlo stanno nascendo alcune APP come ad esempio Moment  che misurano la dipendenza da smartphone e ti misurano nell’arco della giornata quanto tempo passi attaccato al telefono.

Quadrante 2: IMPORTANTE E NON URGENTE

Il quadrante 2 è il cuore di una gestione del tempo efficace. In questo quadrante rientrano tutte le attività non urgenti ma importanti per te per i tuoi obiettivi, valori e realizzazione.

Tutta la pianificazione passa dal quadrante 2 che è considerato il quadrante delle opportunità, in contrapposizione al primo che è il quadrante dei problemi.

Chi riesce a gestire e organizzare il proprio tempo prevalentemente nel quadrante 2 riesce anche a ridimensionare le attività da quadrante 1. Vediamo di seguito come fare.

Anche questa suddivisione in quadranti mi ricorda i principi di una oculata gestione del denaro dove saper distinguere tra le spese necessarie/essenziali e quelle superflue è determinante.

Tempo: la pianificazione da Quadrante 2

Il quadrante 2 è quello della pianificazione. Nella nostra similitudine finanziaria ricorda la strategia dei barattoli per una corretta gestione finanziaria che si insegna già ai bambini.

La pianificazione del tempo da Quadrante 2 si ottiene attraverso 4 passi:

1. Identificazione dei ruoli
2. Scelta degli obiettivi
3. Programmazione
4. Adattamento giornaliero

Identificazione dei ruoli significa individuare ed elencare i ruoli che rivesti nella vita. Ad esempio lavoratore, marito, compagno, studente, genitore, figlio ecc.

Fai un elenco di tutti i ruoli che ricopri e per ciascuno scrivi a fianco un obiettivo che vorresti raggiungere nei prossimi sette giorni. Un obiettivo da quadrante 2 naturalmente, qualcosa importante per te che ti consenta di progredire. Ti faccio un esempio. Nel ruolo lavoratore potresti darti l’obiettivo di studiare qualcosa di utile per la tua professione o concludere un progetto che stai rimandando e che ti sta a cuore.  Nel campo delle relazioni potresti decidere di affrontare un discorso spinoso o semplicemente passare del buon tempo con chi ami.

Una volta scritti gli obiettivi settimanali  passa a programmarli in agenda.

Quando farai quello che ti sei prefissato di fare? Lunedì, martedì, mercoledì…Ricorda si tratta dei prossimi sette giorni.

Se il tuo obiettivo prevede tempi di realizzazione lunghi, come può essere un progetto lavorativo o la preparazione di un esame, spezzalo in diverse fasi della durata di una settimana ciascuna.

Infine, giorno per giorno, verifica le priorità che ti sei dato, se stai rispettando le decisioni prese, se stai dando priorità alle cose importanti.

All’inizio potrà sembrare macchinoso e poco spontaneo scrivere ruoli e obiettivi, ma ti assicuro che già porre l’attenzione su ciò che per te conta davvero e tramutarlo in azioni concrete darà uno spessore diverso al tuo tempo.

Quando riesci a vivere con intenzione, presenza e profondità, quelle preziose 24 ore si riempiono di significato. Ed è quello che ti auguro per tutto il tempo che verrà.

Giorgia Ferrari